Государственный архив будет переведен в электронный формат

Уже сейчас хранилища заполнены на 99,9%. Тем временем, документы продолжают поступать сюда ежедневно.

Накануне заседания постоянной комиссии по вопросам законности, правопорядка и работе с общественностью депутаты городского маслихата побывали в зданиях Государственного архива Астаны, расположенных по улице Сейфуллина и в жилом массиве Пригородный.

Как пояснил директор учреждения Арысбек Кокбас, хранилища здания необходимо срочно разгрузить за счет цифровизации, потому как уничтожению они не подлежат. Единственный имеющийся сканер был приобретен более 10 лет назад. Справиться с таким количеством документации устаревшая техника не может.

- Четырехэтажное типовое здание было построено еще в 1978 году. Перезагруженность хранилищ не позволяет в надлежащем объеме принимать документы. Это может привести их к порче и в дальнейшем восстановить их будет невозможно.  Отсутствует также специальное оборудование для проведения экспертизы документального материала, что не позволяет оперативно и качественно производить их обработку, в том числе особо ценных, имеющих историко-культурное значение, - отметил Арысбек Кокбас.

Выяснилось, что в цифровой формат переведен лишь 1% документов, хранящихся в Госархиве.

Чтобы хоть как-то разгрузить старое здание по улице Ж. Нажимеденова выделили помещение под хранилище документов района Байқоңыр. Однако и оно  требует денежных вложений на перепланировку, перенос перегородок, систему пожаротушения, оснащение архивохранилищ и рабочих кабинетов. Еще одно здание, имеется жилом массиве Пригородный. Но здесь имеется проблема с отоплением. Обогрев производится автономно, за счет жидкого топлива. Однако, этот вид топлива легко воспламеняется, что недопустимо в Госархиве. Кроме прочего, здание требует замены труб водоснабжения.

В свою очередь, депутаты поинтересовались можно ли установить мобильные стеллажи в хранилищах? По мнению депутата Мажита Шайдарова, могут значительно сэкономить площадь.

- Мобильные стеллажи очень дорогие, к тому же, несмотря на то, что здание типовое, архивы находятся на втором этаже и потому есть опасности, что оно не выдержит конструкции, – ответила на вопрос заместитель директора Госархива Астаны Кенжетай Шокаева. – Есть определенные нормы между фундаментом и перекрытиями. Даже если мы будем делать реконструкцию здания, не факт, что удастся на второй этаж поставить мобильные стеллажи – нам просто не разрешат.

Она также уточнила, что в новом здании будут установлены стационарные стеллажи, но они уже нового поколения – двухсторонние. При этом занимают не много места и имеют большую вместимость. При этом стоимость выдвижных конструкций – 88 млн. тенге, тогда как стационарные пятиярусные обойдутся в 32 млн. тенге. К тому же, из-за того, что это приспособленное здание, специальная комиссия, которая прежде чем устанавливать мобильные стеллажи должна произвести проверку, а это дополнительные расходы.

Как выяснилось, в 2014 году, уже был готов проект нового здания, но он в свое время не был реализован. Соответственно, сегодня проект устарел.

На следующий день, во время заседания постоянной комиссии депутаты решили, что при первом же уточнении бюджета необходимо одобрить заявку на выделение средств.

Депутаты также посоветовали в дальнейшем прием документов производить в электронном формате, а  имеющиеся архивы оцифровать в ближайшие два-три года.

В заседании постоянной комиссии приняли участие и.о. секретаря маслихата города Астаны Жунусов С.Е., депутаты городского маслихата других постоянных комиссий, руководители государственных учреждений города, представители СМИ.